Empresas que trabalham com máquinas de café costumam lidar com uma operação mais complexa do que parece.
Em um mesmo negócio, é possível vender máquinas, comercializar cafés e insumos, manter equipamentos alugados em clientes e ainda administrar uma equipe de técnicos responsável por manutenções preventivas e corretivas.
Cada uma dessas operações gera informações diferentes: pedidos, notas fiscais, contratos, máquinas, números de série, ordens de serviço, peças, técnicos, custos, cobranças e atendimentos.
Quando essas informações ficam espalhadas em planilhas, sistemas diferentes e conversas de WhatsApp, acompanhar a operação pode se tornar cada vez mais difícil.
É nesse cenário que um ERP para empresas de máquinas de café pode ajudar a integrar as principais áreas do negócio em uma única plataforma.
O ERP M8 foi desenvolvido para empresas que trabalham com venda, locação e assistência técnica de máquinas de café, conectando essas operações na mesma base de dados.
Por que empresas de máquinas de café precisam de um sistema de gestão integrado?
O modelo de negócio de máquinas de café pode envolver três operações simultâneas.
Na venda, a empresa comercializa máquinas, grãos, cápsulas, peças e outros produtos.
Na locação, existe uma relação contínua com o cliente, envolvendo contrato, vigência, valores, periodicidade e faturamento recorrente.
Na assistência técnica, entram as ordens de serviço, deslocamento dos técnicos, horas trabalhadas, peças utilizadas e custos de manutenção.
O desafio começa quando essas operações são administradas separadamente.
Uma venda pode estar em um sistema. O contrato de locação, em uma planilha. A assistência técnica, em outro controle. E as informações sobre o cliente podem estar espalhadas entre diferentes ferramentas.
Uma gestão integrada permite conectar essas informações.
No ERP M8, por exemplo, cliente, equipamento, contrato e financeiro podem permanecer relacionados dentro do mesmo ecossistema.
Os principais desafios na gestão de empresas de máquinas de café
Controle das máquinas instaladas nos clientes
Uma empresa que trabalha com locação ou assistência técnica precisa saber quais equipamentos estão em cada cliente.
Além disso, informações como número de série, contrato, histórico de manutenção, peças utilizadas e receitas relacionadas ao equipamento podem ser importantes para a gestão.
Sem rastreabilidade, responder perguntas simples pode exigir consultas em diferentes sistemas ou planilhas.
Controle de contratos de locação
A locação envolve uma relação recorrente.
É necessário acompanhar vigência, valores, periodicidade e faturamento. Quando esses controles dependem exclusivamente de lembretes ou planilhas, aumenta a possibilidade de uma informação importante passar despercebida.
O ERP M8 possui recursos de contratos com parâmetros de vigência, valor e periodicidade, além de faturamento recorrente.
Assistência técnica e manutenção
A assistência técnica é outra parte fundamental da operação.
Uma única manutenção pode envolver abertura da OS, definição do técnico, deslocamento, horas trabalhadas, peças utilizadas, despesas e posterior faturamento.
Por isso, controlar apenas a abertura do chamado não é suficiente. É necessário acompanhar o atendimento até sua conclusão.
Controle de estoque
Empresas desse segmento podem movimentar diferentes tipos de produtos e materiais, incluindo máquinas, grãos, cápsulas, filtros e peças.
Quando uma peça é utilizada em uma manutenção, essa movimentação também precisa refletir no estoque.
A integração entre estoque e assistência técnica ajuda a manter o controle das movimentações relacionadas às ordens de serviço.
Falta de integração entre os setores
Vendas, locação, assistência técnica, estoque e financeiro não funcionam como áreas isoladas.
Uma máquina vendida pode gerar atendimento no futuro.
Uma máquina locada pode precisar de manutenção.
Uma OS pode consumir peças e gerar faturamento.
Um contrato pode gerar receitas recorrentes.
Por isso, quanto mais conectadas estiverem essas informações, mais fácil tende a ser acompanhar a operação.
O que um ERP para empresas de máquinas de café precisa ter?
Antes de escolher um sistema, é importante entender quais processos fazem parte da rotina da empresa.
Entre os recursos que podem fazer diferença estão:
- Gestão de vendas;
- Controle de estoque;
- Gestão de contratos;
- Faturamento recorrente;
- Controle de máquinas e equipamentos;
- Rastreabilidade por número de série;
- Ordens de serviço;
- Assistência técnica;
- Controle de horas e peças;
- Aplicativo para técnicos em campo;
- Financeiro;
- Emissão de documentos fiscais;
- Atendimento ao cliente;
- Integração com WhatsApp;
- Mensageria;
- Portal do Cliente;
- Indicadores e dashboards.
Mais importante do que simplesmente possuir vários módulos é fazer com que eles trabalhem de forma integrada.
O ERP M8 reúne mais de 20 módulos nativamente integrados na mesma base de dados, incluindo financeiro, vendas, estoque, contratos, CRM, assistência técnica, fiscal, contábil, projetos e outros recursos.
Como funciona a gestão de máquinas de café com o ERP M8?
O ERP M8 para empresas de máquinas de café foi estruturado para centralizar as três principais frentes desse modelo de negócio: venda, locação e assistência técnica.
Venda de máquinas de café e insumos
A operação comercial pode envolver diferentes produtos e canais de venda.
No ERP M8, a empresa pode trabalhar com emissão de NF-e, NFS-e e NFC-e, conforme a operação aplicável, além de tabelas de preços e regras comerciais.
O sistema também possui PDV integrado a TEF/SiTef e aplicativo de Força de Vendas, permitindo realizar pedidos em campo, apresentar catálogo com fotos e preços e enviar propostas em PDF pelo WhatsApp.
Assim, o pedido comercial pode nascer dentro do próprio ERP, evitando a necessidade de duplicar informações posteriormente.
Locação de máquinas de café
Na locação, o controle do contrato é uma parte central da operação.
O ERP M8 permite configurar vigência, valor e periodicidade dos contratos de locação e realizar faturamento recorrente.
A carteira de contratos também pode contribuir para a previsão de fluxo de caixa.
Outro ponto importante é a rastreabilidade por número de série. Dessa maneira, a máquina pode estar relacionada ao contrato, às ordens de serviço, às peças utilizadas e às receitas correspondentes.
Isso cria uma visão mais completa sobre o histórico de cada equipamento.
Assistência técnica para máquinas de café
Na assistência técnica, o ERP M8 permite acompanhar a OS desde sua abertura até o faturamento por meio de um painel Kanban.
É possível controlar horas, peças e despesas relacionadas ao atendimento, permitindo acompanhar o custo da OS.
O aplicativo de OS também permite que o técnico receba o atendimento no celular, realize check-in e check-out, registre fotos e obtenha a assinatura digital do cliente.
Quando uma peça é aplicada, a movimentação pode gerar baixa no estoque e, ao finalizar a OS, o processo pode seguir para faturamento e emissão da nota fiscal.
Controle de máquinas, contratos e assistência técnica no mesmo sistema
Imagine uma empresa que possui centenas de máquinas de café instaladas em diferentes clientes.
Uma máquina pode seguir uma trajetória como:
Cliente → Máquina → Número de série → Contrato → Ordem de serviço → Técnico → Peças utilizadas → Custos → Faturamento
Quando essas informações estão conectadas, o histórico do equipamento deixa de ser apenas um cadastro.
Ele passa a representar parte da história comercial e operacional daquele cliente.
No ERP M8, a rastreabilidade por número de série permite relacionar a máquina a contrato, OS, peças e receita.
Isso pode facilitar análises como:
- Qual cliente possui determinada máquina?
- Qual é o contrato relacionado ao equipamento?
- Quais manutenções já foram realizadas?
- Quais peças foram utilizadas?
- Quanto foi gasto com determinado atendimento?
- Qual técnico realizou a manutenção?
- Quais receitas estão relacionadas à operação?
Como melhorar o atendimento ao cliente em empresas de máquinas de café?
A experiência do cliente não termina quando a máquina é vendida ou instalada.
Quando existe assistência técnica, o cliente também quer saber quando será atendido, qual é o status da solicitação e quais documentos estão disponíveis.
O ecossistema do ERP M8 possui ferramentas voltadas para essa comunicação.
MDESK
O MDESK funciona como uma central de atendimento, com fila, triagem, protocolo, SLA, suporte remoto e indicadores como CSAT, NPS e tempo de resolução.
M8 For Whats
O M8 For Whats permite trabalhar negociações dentro do WhatsApp, registrando informações no ERP em vez de deixar todo o histórico restrito ao celular do vendedor.
Mensageria
A mensageria pode automatizar avisos relacionados a eventos da operação, como abertura de OS, técnico a caminho, emissão de boleto e vencimentos.
Portal do Cliente
O Portal do Cliente permite que o cliente acompanhe informações pelo navegador, incluindo acompanhamento de visita técnica e acesso à segunda via de boleto e nota fiscal.
Quais são os benefícios de centralizar a operação em um ERP?
Centralizar as informações não significa apenas substituir planilhas por um software.
O principal objetivo é conectar os processos.
Para uma empresa de máquinas de café, isso pode significar:
Mais rastreabilidade: informações de clientes, máquinas, contratos e atendimentos ficam relacionadas.
Melhor controle de estoque: movimentações relacionadas às operações podem ser registradas no sistema.
Organização da assistência técnica: OS, técnicos, horas, peças e despesas podem ser acompanhados em um mesmo processo.
Controle dos contratos: vigência, valores, periodicidade e faturamento ficam estruturados.
Integração financeira: as operações comerciais e de serviços podem alimentar os processos financeiros correspondentes.
Mais visibilidade: gestores conseguem acompanhar diferentes áreas a partir de uma mesma base de informações.
O ERP M8 trabalha com mais de 20 módulos integrados na mesma base de dados, com recursos para financeiro, fiscal, estoque, vendas, compras, contratos, CRM, assistência técnica, projetos e outros processos empresariais.
ERP para venda, locação e assistência técnica: por que integrar as três operações?
Para empresas que trabalham com máquinas de café, venda, locação e assistência técnica podem fazer parte da mesma jornada do cliente.
| Operação | Controle fragmentado | Operação integrada |
|---|---|---|
| Venda | Pedido separado dos demais processos | Pedido integrado ao ERP |
| Locação | Planilhas e controles paralelos | Contrato e faturamento recorrente |
| Máquina | Cadastro isolado | Máquina relacionada ao cliente e histórico |
| Assistência | OS em controle separado | OS integrada à operação |
| Peças | Baixas manuais | Movimentação relacionada à OS |
| Financeiro | Conferências entre sistemas | Informações conectadas à operação |
| Cliente | Informações espalhadas | Histórico centralizado |
A ideia de uma gestão integrada é fazer com que uma informação registrada em determinado processo possa ser aproveitada pelos demais.
Isso reduz a necessidade de redigitação e ajuda a construir uma visão mais completa da operação.
Como escolher um ERP para uma empresa de máquinas de café?
Antes de contratar um sistema, vale avaliar se ele realmente atende às particularidades do segmento.
Faça perguntas como:
- O sistema controla venda e locação?
- É possível controlar máquinas por número de série?
- Existe módulo de assistência técnica?
- O técnico consegue trabalhar em campo?
- É possível registrar peças utilizadas na OS?
- O sistema trabalha com faturamento recorrente?
- Os contratos estão relacionados ao financeiro?
- Existe controle de estoque?
- É possível acompanhar o histórico das máquinas?
- Existe integração com WhatsApp?
- O cliente pode acompanhar seus atendimentos?
- O sistema funciona em nuvem?
- Os módulos utilizam uma mesma base de dados?
- Existe implantação e suporte especializado?
Quanto mais a resposta estiver alinhada à realidade da empresa, maior a possibilidade de o sistema se encaixar na operação sem exigir controles paralelos.
ERP M8 para empresas de máquinas de café
O ERP M8 é um sistema de gestão empresarial 100% em nuvem, desenvolvido pela M8 Sistemas.
A plataforma reúne mais de 20 módulos integrados na mesma base de dados e atende empresas de diferentes segmentos, incluindo operações de serviços, comércio, distribuição e indústria.
Para empresas de máquinas de café, a solução reúne recursos específicos para as três principais frentes do negócio:
Venda: máquinas, grãos, cápsulas e peças.
Locação: contratos, vigência, faturamento recorrente e rastreabilidade por número de série.
Assistência técnica: ordens de serviço, técnicos em campo, horas, peças, despesas e faturamento.
Além disso, o ecossistema inclui ferramentas para atendimento, relacionamento e autoatendimento do cliente.
Atualmente, o site institucional informa mais de 11 anos de mercado, mais de 800 empresas clientes e mais de 20 módulos integrados, além da operação 100% em nuvem.
Conheça o ERP M8 para máquinas de café
Se sua empresa vende, aluga ou presta assistência técnica para máquinas de café, vale conhecer uma solução pensada para conectar essas operações.
Conheça o ERP M8 para empresas de máquinas de café:
https://erpm8.cloud/maquinas-cafe/Para conhecer o ecossistema completo da plataforma:
Conheça o ERP M8:
https://erpm8.cloud/
FAQ — ERP para empresas de máquinas de café
Qual o melhor sistema para empresas de máquinas de café?
A escolha depende das necessidades da operação. Empresas que vendem, alugam e prestam assistência técnica devem avaliar principalmente recursos para contratos, faturamento recorrente, máquinas, assistência técnica, estoque, financeiro e atendimento.
Como controlar máquinas de café alugadas?
Um sistema de gestão pode relacionar cada máquina ao cliente, contrato e número de série, permitindo acompanhar informações da operação e do histórico do equipamento. O ERP M8 possui rastreabilidade por número de série relacionada a contrato, OS, peças e receita.
Como gerenciar assistência técnica de máquinas de café?
É importante controlar todo o ciclo da ordem de serviço, desde a abertura até o encerramento, incluindo técnico, horas, peças, despesas e faturamento. O ERP M8 possui módulo de assistência técnica e aplicativo para técnicos em campo.
É possível controlar contratos de locação em um ERP?
Sim. Um ERP pode centralizar informações como vigência, valor, periodicidade e faturamento. No ERP M8, os contratos de locação possuem esses parâmetros e podem trabalhar com faturamento recorrente.
Como controlar peças utilizadas na manutenção?
O controle pode ser integrado à ordem de serviço. No ERP M8, a peça aplicada em um atendimento pode gerar baixa no estoque, relacionando a movimentação à OS.
Como acompanhar máquinas instaladas em clientes?
Uma forma é utilizar o número de série como identificador do equipamento, relacionando a máquina ao cliente, contrato, ordens de serviço e histórico de utilização.
O que um ERP para locação de máquinas precisa ter?
É recomendável avaliar recursos para contratos, vigência, faturamento recorrente, controle de equipamentos, número de série, estoque, assistência técnica, financeiro e atendimento ao cliente.
Conclusão
Gerenciar uma empresa de máquinas de café envolve muito mais do que vender equipamentos.
Quando a operação também inclui locação, contratos recorrentes e assistência técnica, cada máquina pode gerar uma série de informações que precisam estar conectadas.
Por isso, um ERP para empresas de máquinas de café deve acompanhar o negócio desde a venda ou locação até a manutenção, controle de peças, atendimento e faturamento.
O ERP M8 reúne essas operações em uma plataforma 100% em nuvem, conectando venda, locação e assistência técnica em uma mesma base de dados.
Conheça a solução específica do ERP M8 para empresas de máquinas de café:
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